FUNCIONALIDADES

A estrutura de módulos descrita abaixo é a estrutura padrão da Franquia Extranet.

Podemos alterar a nomenclatura dos módulos e sub-módulos assim como suas disposições de acordo com a necessidade de cada cliente, assim como também podemos trabalhar com diferentes layouts.

A Franquia Extranet permite o controle de visualização dos módulos e sub-módulos através de perfis acesso.

Como padrão, existem três perfis já pré-cadastrados da Franquia Extranet:

- Perfil normal: O usuário que tiver esse perfil, pode tanto consultar como publicar informações nos módulos.

- Acesso restrito: O usuário que tiver esse perfil, pode somente consultar informações nos módulos.

- Acesso administrativo: Tem acesso total ao sistema, inclusive ao módulo administrativo onde é possível gerenciar a Franquia Extranet.

Além desses três níveis de acesso padrão, podem ser criados quantos outros forem necessários de acordo com a necessidade de cada empresa.

- Sumário/Home

É o módulo inicial da ferramenta, ou seja, quando o usuário loga na ferramenta, o mesmo é direcionado ao Sumário/Home. Essa tela apresenta aos usuários um resumo de todas das informações que foram publicadas pela empresa na ferramenta e que esse usuário pode visualizar.

Através do resumo, pode-se ter um ótimo controle de visualização de informações, como notícias, newsletter, responder a enquete da semana, ver a resposta de uma solicitação que por ventura tenha realizada, entre outras coisas.

Essa tela traz praticidade ao usuário, com a intenção de mantê-lo atualizado constantemente nas últimas informações publicadas. No sumário, pode-se também conversar com os outros usuários que estiverem conectados na ferramenta, através do chat.

- Informe-se

Poderão ser publicados na Franquia Extranet, qualquer formato de arquivo, sejam eles documentos, planilhas ou imagens.

Dentro do módulo Informe-se, criamos alguns sub-módulos padrões somente para mostrar que tipo de informações podem ser armazenadas. Chamamos esses sub-módulos de GED - Gerenciador Eletronico de Documentos.

Ao publicar uma informação em qualquer um desses módulos, pode-se escolher quais usuários cadastrados no sistema terão permissão para visualizar tal informação. Os administradores da ferramenta, tem o controle de leitura de cada informação publicada.

- Comunicados: Onde os comunicados, avisos e notificações publicadas na Franquia Extranet ficam a disposição para serem visualizados pelos usuários.

- Imprensa: Onde as notícias, os artigos ou reportagens veiculadas na imprensa referentes à sua franquia podem ser mencionadas ou transcritas.

- Apresentações: Nesse módulo podem ser publicadas qualquer apresentação que seja utilizada na franquia como por exemplo, para implantação de novas unidades.

- Manuais: Todos os Manuais da Franquia podem ser publicados neste módulo e os mesmos ficam disponíveis tanto para consulta quanto para download.

- Marketing: Módulo para disponibilizar material para os franqueados como peças de campanha de marketing da rede que ficam disponíveis para download ou posterior confecção das mesmas.

- Formulários: É possivel publicar nesse sub-módulo diversos arquivos de formulários a serem impressos em outras unidades da empresa. Por exemplo, o checklist pode ser colocado nesse módulo com um formulário de preenchimento, facilitando bastante o trabalho de consultor de campo como o trabalho da gerencia para consultar as informações.

- Imagens: Sub-módulo para disponibilizar quaisquer imagens referentes à empresa, seja um logotipo da marca ou fotos de produtos com descrições detalhadas, imagens de inauguração de novas unidades, etc.

- Videos: Sub-módulo para disponibilizar vídeos que são visualizados a partir da própria Franquia Extranet. Podem ser publicados por exemplo, vídeos de treinamento para que os franqueados ou colaboradores tenham acesso.

- Treinamento

O módulo de treinamento reúne sub-módulos direcionados a treinamentos a distancia.

Este módulo está dividido em três submódulos:

- Webinar: Para reuniões interativas, sessões de treinamento on-line, ou apresentações de Multimídia, integramos essa ferramenta via Web na Franquia Extranet para facilitar o treinamento a distância. Com esse módulo, é possível reduzi drásticamente ou até totalmente o descolamento de franqueados para treinamentos.

- Moodle: Moodle é um sistema de administração de atividades educacionais destinado à criação de comunidades on-line, em ambientes virtuais voltados para a aprendizagem. Integramos essa ferramenta Web na Franquia Extranet.

- Elearning: Temos também a opção de utilização do módulo de treinamento da própria Franquia Extranet.

Este sub-módulo tem quatro divisões:

- Cursos: Onde são publicados os materiais dos cursos. Podem ser publicados materiais de qualquer formato, inclusive vídeos. O moderador do curso consegue acompanhar qual usuário está fazendo o curso, quais materiais já visualizou, o tempo de visualização de cada material, etc.

- Dúvidas: Espaço para a discussão das dúvidas relacionadas aos cursos disponibilizados.

- Avaliação: Onde é feita a avaliação em formato de questionário com os usuários que participaram dos cursos. Se as questões forem de múltipla escolha, é possível pontuar e dizer se o usuário em questão foi aprovado ou não no curso, já podendo também emitir e imprimir um comprovante.

- Plano de carreira: Definição de um plano de carreira conforme a conclusão dos treinamentos oferecidos.

- Produtos

Através desse módulo é possível disponibilizar materiais separados por categorias para o franqueado poder comprar direto do franqueador ou direto do fornecedor. São mostradas miniaturas de imagens dos produtos. Utilizamos o conceito de carrinho onde o franqueado pode escolher todos os produtos que precisa comprar, incluir no carrinho e gerar um único pedido. Se os responsáveis pelos pedidos forem os próprios fornecedores, o sistema separa os pedidos por fornecedor para dar continuidade na comunicação do pedido e na entrega dos produtos. Os pedidos podem ser controlados pelos franqueadores ou fornecedores através de "PEDIDOS" até que o mesmo seja entregue ou seja, até que o mesmo tenha o status alterado para "resolvido". Além de todo controle, é possível gerar relatórios com as informações que forem necessárias para a franquia.

Este módulo está dividido em quatro sub-módulos:

- Produtos: Onde o Franqueado escolhe o produto e faz o pedido do mesmo.

- Pedidos: Onde o franqueador ou fornecedor controla todos os pedidos e onde o franqueado controla os pedidos feitos.

- Lista de Preços: Onde o franqueador cadastra descrições dos produtos e seus respectivos valores.

- Estoque Unidades: Onde é possível controlar ou visualizar o estoque de cada unidade.

- Colaboração

Esse módulo reúne sub-módulos que podem ser utilizados por toda a rede para discussões abertas entre os colaboradores e compartilhamento de conhecimentos e atividades relacionadas. Este módulo possui os seguintes sub-módulos:

- Fórum de discussões: Permite ao usuário participar de debates e trocar experiências sobre temas relevantes e importantes para toda rede.

- Enquetes e Questionários: Permite que os franqueadores façam pesquisas on-line, com perguntas e respostas pré-definidas ou não, que visam saber a opinião dos usuários e constatar informações sobre diversos assuntos de interesse de toda rede.

- Calendário: Sub-módulo destinado ao agendamento de compromissos com outros usuários ou para publicação da agenda anual de eventos.

- Fornecedores: Onde o Franqueador cadastra a lista de fornecedores homologados e os produtos que cada fornecedor vende.

- FAQ: Em inglês "Frequently Asked Questions", esse sub-módulo permite que o franqueador Franqueador descreva para os Franqueados perguntas e respostas comuns separados por cada área da empresa, que poderão sanar dúvidas de outros colaboradores. Dessa forma, o franqueado não precisa entrar em contato por telefone caso sua dúvida esteja descrita nessa área.

- Consultoria de Campo: Onde são disponibilizados os checklists em formato de formulários para facilitar o trabalho dos dos consultores de campo e dos franqueadores.

- Lista a fazer: Como um "TO DO", o usuário cadastra uma ação a ser tomada em tal data e o sistema avisa na data especificada anteriormente pelo usuário.

- Ferramentas

- Matriz de gerenciamento de tempo: Semelhante a agenda, porém com uma visualização semanal, mais fácil para utilizar como uma agenda pessoal.

- Contatos: Permite o cadastramento e compartilhamento de contatos importantes na sua empresa, como colaboradores, funcionários, fornecedores, etc.

- Projetos: Através desse módulo, é possível criar um projeto com uma data início e fim. A partir daí, criam-se várias tarefas dentro do projeto, cada uma delas também com uma data início e fim, delegando responsabilidades para cada tarefa. Feito isso, pode-se visualizar uma linha do tempo com legenda. Dessa forma fica fácil priorizar as ações a serem tomadas dentro de um projeto específico, como por exemplo, abertura de nova unidade.

- Busca: Ferramenta de busca das informações publicadas na extranet.

- Email Marketing: Através desse sub-módulo, o franqueador pode importar para a Franquia Extranet uma lista de emails a partir de uma planilha. Feita a importação dos emails, basta adicionar a arte que será enviada no corpo do email. O sistema envia os emails no formato de email marketing utilizando todas as políticas de anti-spam.

- Marketing Personalizado (MD Online): Em parceria com uma agencia especializada em franquias, desenvolvemos uma ferramenta que permite a personalização de materiais de propaganda e marketing. Através do MD Online o Franqueador ou o Franqueado com acesso à ferramenta escolhe uma peça de marketing, personaliza de acordo com sua necessidade local e envia para produção.

Com o MD Online fica muito simples e rápido para os franqueados personalizarem cartões de visitas, flyers, cardápios, banners, enfim, todo material disponibilizado pela Franqueadora para desenvolver materiais locais. O MD Online segue padrões visuais determinados pela Franqueadora, eliminando aplicações erradas de logomarcas ou imagens. Agiliza a produção de materiais locais e regionais.

- Classificados: Sub-módulo destinado para que os franqueados anunciem os materiais que tem disponíveis em sua unidade para que outros franqueados possam entrar em contato para uma futura negociação.

- Blog do presidente: Sub-módulo onde os franqueadores irão postar informações pertinentes ao seu negócio para que todos da ferramenta tomem conhecimento.

- Recursos Humanos

- Prontuário: Desenvolvemos uma ferramenta de prontuário que pode ser utilizada tanto pelo franqueador, como pelos franqueados com relação aos funcionários de cada unidade. Trata-se de uma ferramenta completa de RH com todos os dados que dizem respeito a cada funcionário como férias, remuneração variável, dependentes, treinamentos, etc.

- Marcação de Viagens: Permite que se deixe registrado todas as viagens dos funcionários que tenham essa necessidade. Através desse módulo fica fácil localizar os funcionários e até agendar futuras viagens.

- Banco de Currículos: Sub-módulo destinado a divulgação de áreas existentes na empresa assim como os respectivos currículos dos pretendentes.

- Suporte

- Solicitações: Permite uma comunicação segura entre os usuários da Franquia Extranet. Toda a comunicação fica armazenada no histórico de cada solicitação. Esse módulo foi criado para substituir a comunicação via email entre os usuários da Franquia Extranet. Fazendo a comunicação por este módulo não existirá mais o problema de se perder informações quando houver um excesso de informação e um excesso de destinatários. É possivel visualizar a comunicação separada com cada destinatário de uma solicitação e é possível visualizar o histórico da solicitação como um todo. É possível delegar solicitações ou fazer consultas internas. Permite acompanhar e controlar as informações e é possível saber quem está sendo pró-ativo ou não.

- Ocorrências: Esse sub-módulo é destinado para gerar ocorrências que podem ou não ser separadas por cada setor dentro da Franquia. As ocorrências podem ser de reclamações, dicas, sugestões, pedidos, etc. Nesse módulo não se escolhe o destinatário, escolhe-se o setor, o ocorrência ou chamado e dependendo das escolhas que forem feitas, a pessoa responsável por cada setor receberá essa ocorrência. O Administrador faz toda a amarração entre os tipos de ocorrência e os solucionadores para cada tipo de ocorrência.

- Gestão Franqueador: Através desse módulo o Franqueador registra cada ação tomada com cada um dos Franqueados. O Franqueador cosegue filtrar os tipos de ações, o franqueador, enfim, filtrar as informações de diversas formas.

- Extranet: Através desse sub-módulo, os usuários podem entrar em contato com a equipe de suporte da Franquia Extranet.

- Gestão: Nesse módulo podem ser criados diversos sub-módulos que dizem respeito somente aos Franqueadores como por exemplo, arquivos que circulem somente entre os franqueadores ou o sub-módulo de comunicação com franqueados que controla cada ação tomada com cada um dos franqueados.

- Controle Administrativo

Permite ao administrador do sistema gerenciar usuários, criar grupos de acesso, ativar/desativar os módulos de acordo com a necessidade, criar níveis de acesso individuais ou em grupo e, por fim, controlar os acessos através de relatórios gerados pelo sistema.